Optimus dash - ne manquez pas l'occasion

28 avril 2020 : Optimus à la une de Digital Printer !

Notre fournisseur Optimus, éditeur de solutions de gestion pour l'industrie graphique depuis 1982, a droit à la une de l'édition d'avril du magazine professionnel "Digital Printer" (en). Retrouvez ici-même l'article passionnant qui leur est consacré !

Où un spécialiste du marketing direct rentabilise son investissement ERP en moins d'un an grâce à l'interconnexion entre Internet et ses systèmes de production

Comment naissent la plupart des entreprises ? D'abord, une idée géniale, puis la conviction que cette idée pourrait être traduite en un produit (ou un service ! ) irrésistible qui pourrait faire mieux que la concurrence... et peut-être aussi grâce à une part de chance ? Ou peut-être est-ce juste l'idée lumineuse que proposer une meilleure expérience client permettra de dégager une activité prospère.

En 1995, c'est vraiment comme cela que Lbox communications (en) a vu le jour, d'abord comme distributeur d'ISA pour le compte de plusieurs mairies d'arrondissement de Londres. Pour sa distribution de prospectus et de journaux, l'entreprise a choisi de développer un réseau de distributeurs fidèles, plutôt que de travailler ponctuellement avec des auto-entrepreneurs sous-traitants ; cela lui a permis de mieux suivre leur activité. Elle a rapidement gagné auprès du secteur public une réputation de prestataire d'impression de qualité, dans le style "commandez aujourd'hui : c'est distribué demain", chose que la plupart des grands groupes ne pouvaient pas faire. Ses capacités de production numérique d'imprimés ont évolué au fur et à mesure de sa croissance

Aujourd'hui, ses clients sont des organismes tels que TFL (en) - l'équivalent londonien de la RATP, Morrison Utility Services (en) - un acteur majeur des infrastructures de transport d'énergie, Southern Water (en) - un gestionnaire d'infrastructures de distribution d'eau et d'assainissement, Network Rail (en) - l'équivalent britannique de SNCF-réseau, Kier Construction (en) - BTP ou Lexington Communications (en) - infrastructures de télécommunications.

Avançons jusqu'à 2015, année où un nouveau chapitre significatif s'écrit pour l'entreprise, qui recrute un nouveau Directeur Général, en la personne de David King, dans le but de professionaliser encore plus l'entreprise. David King témoigne : "les propriétaires avaient dans l'idée d'innover et d'améliorer encore l'expérience client ; pas uniquement en investissant dans du matériel d'impression, mais aussi dans des solutions logicielles, des compétences et de l'automatisation, afin de vraiment transformer l'entreprise. Nous cherchions à obtenir une meilleure rentabilité mais sans forcément recruter à outrance ; il était donc clair que nous devions nous organiser différemment et inventer une nouvelle manière de créer de la bande passante et de la puissance. Je suis fier de pouvoir dire aujourd'hui que, au cours des 5 dernières années, nous avons atteint nos objectifs et les solutions logicielles ont vraiment été le point central en cela".

Des erreurs... et Excel

Alors, comment ont-ils fait ?? David King poursuit : "En fait, jusqu'à 2015, nous utilisions Excel pour tout ce que nous faisions. Que ce soit pour construire des devis, gérer des listes de dossiers de fabrication ou émettre des factures, à peu près tout était donc fait manuellement. La chance que des erreurs se glissent là dedans et l'obligation de faire des copier/coller en permanence, du devis dans le dossier de fabrication, puis dans la facture étaient notre quotidien. OK, nous faisions le boulot mais, quand j'ai alors pris le temps d'analyser ce qu'étaient nos processus de gestion internes, j'ai compris que notre manque d'efficacité réduisant notre rentabilité. J'ai identifié que nous avions besoin d'investir dans deux solutions logicielles stratégiques : tout d'abord, une solution pour automatiser, simplifier et aider notre production à décoller ; puis, encore plus crucial, un tout nouveau portail Internet qui rendrait la vie de nos clients plus simple et plus rapide, là où ils devaient interagir avec nous et commander des produits et des services de manière efficace.
Nous avons alors investi dans une solution logicielle qui a commencé à rationnaliser quelques tâches de gestion. Cependant, il ne nous a pas fallu bien longtemps pour comprendre que notre site Internet flambant neuf – qui comportait des tonnes de fonctionnalités adorées que nos clients adoraient – ne pouvait pas être totalement intégré avec cette solution
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David King : nous avons économisé une fortune en temps et augmenté notre rentabilité
(c) Digital Printer 2020

Evidemment, c'était très frustrant car notre nouveau site Internet de commande mettait un tel pouvoir entre les mains de nos clients et commençait même à changer notre entreprise, mais nos systèmes de gestion ne tenaient pas la route. Les clients pouvaient maintenant aller sur Internet et obtenir des devis en temps réel, utiliser la cartographie pour dessiner et redéfinir en quelques secondes les zones de chalandise de leur prochaine campagne, puis passer commande pour une opération à réaliser dès le lendemain. Rapide et intuitif, le site permettait aux clients de tester avec des scénarios conditionnels, pour rentrer dans leur budget.

A ce moment, David King a réalisé que, pour passer au niveau supérieur, il faudrait un nouveau système de gestion, plus intelligent ; qui serait aussi souple et intégrable qu'automatisable, afin de réussir enfin à communiquer complètement avec le site Internet ; il fallait vraiment réussir à éliminer toutes ces tâches redondantes et ces risques liés à la double saisie. Avec cette idée en tête, David Kind s'est rendu en septembre 2018 sur le salon The Print Show (en), afin d'étudier le marché et choisir l'éditeur de solution de gestion grâce auquel il pourrait continuer de progresser.

Les maîtres mots : souplesse et intégration

"Lorsque j'ai parlé avec Optimus, j'avais déjà rencontré deux autres éditeur de solutions de gestion ; pour être franc, j'avais eu l'impression que, chacun à leur manière, ceux-là cherchaient plutôt une idée pour adapter notre entreprise à leur solution. C'est exactement l'inverse qu'il s'est passé avec Optimus : mes contacts ont cherché à comprendre comment je voulais que le système fonctionne ; à quels défis je faisais face ; et ce que j'avais derrière la tête. Ils ont vraiment pris le temps nécessaire pour écouter mes exigences, tout en analysant ma manière de penser, pour faire ressortir ce qui était le plus important à mes yeux. J'ai été - et suis toujours - très impressionné par leur professionnalisme, ce qui m'a donné confiance".

Il est aisé de constater que l'ERP Optimus dash donne toute liberté de créer des règles de gestion, avec toutes les logiques et les validations que vous souhaitez utiliser pour vous conformer aux processus de votre entreprise (pas l'inverse ! ). En fait, peu importe ce que vous produisez ou quel type de support vous utilisez pour imprimer : le système permet de configurer les écrans de devisage, pour reproduire précisément ce que vous voulez faire, le tout en usant la souris le moins possible. Vous définissez les variables et pouvez fournir toutes les réponses déjà connues en fonction de votre propre environnement de travail, ou les laisser ouvertes, afin de créer des devis, des dossiers de fabrication et des factures en l'espace de quelques secondes.

Deux véhicules de Lbox communications garés devant le London Eye
(c) Digital Printer 2020

J'ai été rapidement convaincu qu'Optimus pouvait gérer tout ce que je faisais : distribution en porte-à-porte, toutes les options de Royal Mail (en) - l'équivalent britannique de La Poste, tous les types d'impression et tous les types d'activités n'ayant pas de rapport avec l'impression, qui étaient pourtant indispensables à nos yeux dans un ERP. Ce niveau de flexibilité technique signifiait qu'Optimus, en relation avec l'équipe de développement de notre site Internet de commandes, a été capable d'intégrer la totalité des fonctionnalités initiales.

Depuis janvier 2019, Optimus est opérationnel chez nous, apportant toute la cohésion que nous attentions entre notre site Internet et nos opérations de gestion. Tout ce qui devait être automatisé l'a été, y compris la mise à jour en temps réel du statut des travaux à l'attention des clients. L'essentiel que je retiens est que nous avons économisé une fortune en temps, amélioré notre rentabilité et nos performances et évité d'accroître notre masse salariale. Si nous n'avions pas investi dans Optimus, nous aurions dû recruter au moins 2 personnes, avec un coût annuel de près de 30 000€ par personne. Pour un employeur, si vous cumulez ces montants sur 5 ans, l'économie est considérable. En moins d'un an, nous avons rentabilisé notre investissement ERP.

Retrouvez l'intégralité de cet article en anglais sur ce lien.

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