19 juin 2018 : compte-rendu de la visioconférence XMPie "Comment connecter StoreFlow aux systèmes d'achat d'entreprise ?"

Cette visioconférence - menée par Josie Stein pour le service Marketing & Communication de XMPie - commence par un petit lexique, au cours duquel les termes récurrents et parfois obscurs vont être expliqués :

  • e-Procurement (en) : le système informatique par lequel une entreprise va passer l'ensemble de ses achats de produits ou services à ses fournisseurs ; il faudra ensuite appliquer des processus parfois très différents (selon le fournisseur), qui brillent rarement par leur automatisme...
  • Fournisseur : le fournisseur ou le sous-traitant qui propose le produit ou le service à l'entreprise
  • PunchOut : la méthode consistant à automatiser la passation de commande chez le fournisseur, suite à une passation de commande dans le système informatique de l'entreprise

3:00 : Josie rappelle ensuite les caractéristiques les plus intéressantes de StoreFlow, la solution eCommerce de XMPie :

  • disponible 24h/24
  • processus d'impression en ligne très complet (commande depuis un catalogue, soumission de nouveaux documents, personnalisation, épreuvage en ligne, devis en ligne, approbation, etc.)
  • fonctionnalités intégrées d'impression personnalisée
  • communication basée sur des échanges JMF/JDF standardisés (les différentes solutions logicielles ou équipements d'impression ou de finition compatibles JDF sont à portée de main)
  • automation prépresse
  • communications omnicanales disponibles en option (via cette fonctionnalité, tout client habitué à commander du marketing direct "papier" passant sans appréhension au marketing direct omnicanal)

Les clients peuvent ainsi accéder à une interface utilisateur sympathique mais, toutefois, spécifique. Or, une part d'entre eux passent leurs commandes au sein de logiciels de gestion "internes" (internes à leur structure), qu'il s'agisse de commandes d'imprimés ou de tout autre produit. C'est ici que l'intégration entre ces logiciels "internes" et l'application StoreFlow devient névralgique.

5:00 : Grâce à l'intégration de la solution PunchOut2Go (en), XMPie va vous permettre de mettre vos produits et services d'impression en ligne et de communication omnicanale à la portée de vos clients Grands Comptes. Ceci pourra être réalisé en un minimum de temps avec un minimum d'énergie, XMPie et PunchOut2Go ayant déjà développé le pont nécessaire entre les différentes briques.

ERP intégrable à XMPie StoreFlow via PunchOut2Go

Citons, sans exhaustivité, parti pris ni favoritisme :

6:00 : Josie cite le cas intéressant de Royal Envelope - le plus grand manufacturier et imprimeur privé du Canada - qui a collaboré avec TD Bank Group (en), un organisme financier nord-américain équipé de l'ERP coupa. Pour le Grand Compte, les avantages d'une telle intégration sont nombreux :

  • Processus de commande en flux tendu
  • Réduction des délais
  • Réduction du coût de l'externalisation
  • Augmentation de la précision des commandes (ce qui est commandé dans l'ERP est livré)
  • Automatisation de la facturation
  • Connexion des utilisateurs simplifiée

Côté prestataires, les avantages sont aussi au rendez-vous :

  • La prospection des grands comptes est facilitée : le discours est rassurant
  • Les produits sont toujours disponibles dans l'ERP, les prix sont à jour
  • Les clients restent fidèles, simplement parce que le processus et qu'il n'y a pas de raison opérationnelle d'aller voir ailleurs si l'herbe est plus verte
  • La satisfaction des utilisateurs est au rendez-vous, celle des acheteurs aussi !
  • Les commandes et les factures vont plus vite, le comptable est heureux !

7:00 : on entre un peu dans la technique : PunchOut2Go propose une technologie Cloud, qui propose à l'utilisateur de passer commande de la manière suivante :

  • D'un clic de souris dans son ERP, l'utilisateur va être redirigé dans le produit XMPie adéquat
  • Selon le type de produit, l'utilisateur va pouvoir personnaliser, modifier, fusionner le document
  • Une fois tous les produits déposés dans le panier XMPie, celui-ci va être finalisé... virtuellement
  • La vraie finalisation aura bien lieu dans l'ERP, où le panier XMPie sera recopié
  • A ce moment seulement (après un éventuel processus de validation propre à l'ERP), l'exploitant de la solution XMPie recevra la commande et pourra la traiter

10:00 : Brady Behrman, P.-D.G. de PunchOut2Go, prend la main, pour nous présenter en détail les tenants et aboutissant de son service

C'est une société américaine, fondée en 2011, avec une succursale européenne basée à Dublin. Parmi leurs clients - "100% fidèles" , établis dans 40 pays, on compte par exemple John Deere, Sanofi, Würth et d'autres. PunchOut2Go dit avoir intégré au total plus 100 types d'ERP différents (!) Bien sûr, XMPie n'est pas la seule plate-forme eCommerce qu'ils aient eu l'occasion d'intégrer : ils ont aussi travaillé avec succès sur Magento, IBM Websphere (en), WooCommerce et d'autres ; au total, près de 40 solutions !

Pour le prestataire, une (mauvaise) solution aurait consisté à développer un pont spécifique entre l'ERP du grand compte du jour et l'ERP du prestataire. Jusqu'au prochain grand compte, évidemment équipé d'un autre ERP. Ou jusqu'au changement de version de l'ERP du prestataire, avec les régressions que l'on connaît souvent. Au contraire, PunchOut2Go propose une solution Cloud, à jour en permanence, offrant la liberté de plus d'une centaine de types d'ERP côté grand compte, et l'intégration de la plate-forme de eCommerce XMPie côté prestataire - sans considérer les spécificités de son ERP, qui reste hors du débat d'aujourd'hui.

Intégration entre les ERP et XMPie via PunchOut2Go

La communication entre PunchOut2Go et les ERP met en oeuvre des protocoles standards ou standards de fait du marché, tels que cXML, OCI, iDOC (en), X12 (en) ou xCBL (en) ; il est aussi possible de "rétro-pédaler" et de s'adapter à des pratiques Anciennes contributionsnes et moins standardisées telles que des échanges de données XML, CSV ou des fichiers plats.

16:00 : Igor Vorobeychik, responsable de l'entité "Professional Services" de XMPie, nous présente ensuite la réalisation de son équipe, au travers d'une démonstration basée sur coupa, l'ERP favori des universités nord-américaines ; Igor se propose de simuler l'expérience utilisateur de deux types de clients diamétralement opposés : le collaborateur et l'étudiant.
Etant connecté à son ERP (coupa) en tant que collaborateur, d'un clic de souris depuis le catalogue de produits de son ERP, iGor plonge dans le portail de eCommerce XMPie, dont l'aspect a été aménagé - ici : la célèbre peau XMPie "Coffee" adaptée au monde universitaire

Plongée dans XMPie depuis l'ERP via PunchOut2Go

20:00 : Igor poursuit, en soumettant un document depuis sa station de travail, puis en personnalisant une première et une quatrième de couv, sélectionnées parmi celle présentées par le prestataire ; puis en sélectionnant la finition de son choix - ici : une spirale rouge.

Constitution d'un document composite

25:00 : Igor ajoute un autre produit au panier XMPie, puis il le valide, ce qui le ramène dans le panier de l'ERP, via PunchOut2Go. Le processus semble rapide, fluide et transparent à l'utilisateur.
Il ne lui reste plus qu'à indiquer son adresse de livraison dans l'ERP - elle sera transmise au logiciel XMPie par PunchOut2Go, afin que l'expédition puisse être gérée en temps utiles dans la solution XMPie, une fois la production réalisée.

28:00 : Une fois la commande passée dans l'ERP - via un éventuel processus d'approbation, elle est mise à la disposition de l'atelier de production, qui la voit apparaître dans la file des commandes à traiter, aussi naturellement que si elle avait été passée directement dans l'application XMPie.

Commande ERP dans l'application XMPie

29:00 : Igor change son AK-47 d'épaule, et endosse maintenant le costume de l'étudiant ; nous voyons immédiatement, grâce au mécanisme d'authentification unique ("SSO", en anglais) mis en oeuvre entre l'ERP, PunchOut2Go et XMPie, que les produits auxquels il a accès sont tout différents de ceux du collaborateur, aperçus il y a quelques minutes. On peut considérer que le reste du processus de commande reste techniquement similaire - les seules différences seront dues aux spécificités "métier" implémentées dans l'ERP.

39:00 : Kary Cress, Vice-présidente de PunchOut2Go, responsable Marketing, va désormais nous aider à mieux comprendre les contextes dans lesquels l'intégration entre XMPie et PunchOut2Go va procurer des avantages concurrentiels indéniables aux prestataires de services.

La principale difficulté - ou tout du moins le principal défi - va consister à identifier quel est l'ERP utilisé par le Grand Compte, à valider que PunchOut2Go l'a bien intégré, puis à convaincre la DSI et le responsable des achats côté client qu'il est non seulement possible, mais aussi avantageux d'aller dans ce sens.
Il faudra aussi comprendre quels critères le Grand Compte utilise pour sélectionner les seuls fournisseurs ayant droit d'apparaître dans l'ERP sous forme de PunchOut - ce n'est pas donné à tout le monde. Puis, il faudra discuter "technique", et comprendre exactement quel(s) format(s) d'échanges de données sont attendus pour communiquer les commandes aux fournisseurs et recevoir leurs factures.

Vous pouvez visionner l'intégralité de ce Webinaire (en) via ce lien.

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