Comment essayez 3 fois avant de (peut-être) réussir à la quatrième...
Web-to-Print : surtout, n'essayez pas de jouer au jeu des 7 erreurs !
Passer au Web-to-Print, c'est gagner en efficacité, monter en charge, améliorer le service rendu aux clients et mieux préparer l’entreprise aux évolutions futures.
Raisonnons par l'absurde : que vous soyez imprimeur ou que vous utilisiez le Web-to-Print au sein d’une entreprise, voici quelques erreurs fréquentes repérées par notre fournisseur XMPie lors de la mise en œuvre d'une telle solution. Pensez-vous en avoir déjà commis quelques unes, ou seriez-vous tombé dans le piège ?
Erreur n°1 : réduire le Web-to-Print à un simple site Internet
Si une part de vos commandes vient d'Internet mais que les fonctionnalités de votre site restent limitées ou que vous ressentiez une certaine frustration de la part de vos utilisateurs, il est possible que votre Web-to-Print ne soit en fait qu'une simple boutique en ligne, alors qu’il pourrait devenir un véritable élément central de vos processus.
Sa véritable valeur apparaît lorsqu’il est intégré aux systèmes que vous utilisez déjà : votre CRM pour les données clients, votre DAM pour garantir le respect de la charte ou votre ERP pour accélérer le traitement des commandes - désolé chers amis québécois pour tous ces acronymes anglais.
Si tous ces systèmes fonctionnaient ensemble, vous pourriez supprimer des opérations manuelles, réduire les risques d’erreur et accélérer les processus de validation. Imaginez que votre client passe une commande et que les bons éléments graphiques soient automatiquement récupérés, que les règles de la charte soient automatiquement appliquées et que la production se déclenche ensuite toute seule, sans qu’aucun opérateur n'ait à rechercher des fichiers ou à ressaisir des données. C’est tout l’intérêt de l’intégration.
Johannes Gutenberg : non, le Web-to-Print n'est pas qu'un simple site Internet
Votre système de commande d’imprimés n’est donc pas simplement une vitrine de votre savoir-faire : il constitue le moteur qui relie les différentes étapes de votre processus d’impression et contribue au bon fonctionnement de votre activité. C'est ce qu'apporte StoreFlow, la plateforme de Web-to-Print de notre fournisseur XMPie.
Erreur n°2 : ne pas mettre vos clients au travail
Le Web-to-Print consiste notamment à donner davantage d’autonomie au client.
Pour les imprimeurs, cela permet de réduire les appels téléphoniques interminables, les chaînes d’e-mails et les urgences de dernière minute, tout en offrant aux clients un service disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ainsi que la possibilité de commander à la demande.
Pour les entreprises et les marques, une boutique à leur image permet de centraliser dans un même endroit les ressources graphiques et documents commerciaux validés. La simplification du processus de commande réduit les délais de création, diminue les coûts liés au stockage et évite que d’anciennes versions de documents continuent d’être utilisées. Les documents personnalisés peuvent améliorer l’efficacité des campagnes, tandis que les acheteurs disposent d’outils simples pour suivre et gérer leurs commandes.
Ne laissez plus les tâches opérationnelles freiner votre activité : donnez davantage d’autonomie à vos clients, simplifiez vos workflows et libérez du temps pour vous consacrer aux travaux créatifs et à forte valeur ajoutée qui contribuent réellement au développement de votre entreprise.
Johannes Gutenberg fouettant ses ouvriers (ne pas tenter de reproduire à la maison)
Erreur n°3 : négliger l’adhésion des équipes internes
Vos équipes restent-elle enfermées dans de vieiles habitudes, essaient-elles de résister au changement et continuent-elles systématiquement à privilégier d’anciens processus que vous jugez inefficaces ou obsolètes ? Finalement, cela pourrait très bien expliquer une faible utilisation de votre solution et les gains de productivité que vous espériez mais que n’obtenez pas.
Sans adhésion interne, la meilleure solution de Web-to-Print restera certainement sous-utilisée et ne produira pas les bénéfices attendus.
Pour éviter cela, nous recommandons du grand classique en trois volets : expliquer clairement aux équipes les avantages du Web-to-Print, former les utilisateurs et désigner en interne quelques référents chargés d’accompagner leurs collègues et d’encourager l’utilisation de la plateforme.
Erreur n°4 : choisir une solution Web-to-Print sans processus d'impression à données variables
Si vous investissez dans du Web-to-Print, choisir une plateforme qui ne prend pas en charge l’impression à données variables serait une occasion manquée importante.
Sans cela, votre plateforme risque de rester cantonnée à des modèles de documents figés ; ou, si au contraire trop de liberté est laissée aux utilisateurs, avec trop peu de garde-fou, ne pas parfaitement respecter la charte graphique — alors que les acheteurs d’imprimés espèrent justement beaucoup de personnalisation et de valeur ajoutée, car ils savent que la personnalisation mène à la pertinence du message, et que celle-ci va provoquer un appel à l'action chez les lecteurs.
Notre fournisseur XMPie pense depuis 25 ans qu'un processus d'impression à données variables reposant sur une intégration complète avec une solution de mise en page professionnelle telle qu'Adobe InDesign va transformer votre système Web-to-Print en un véritable moteur de personnalisation. Les infographistes pourront concevoir la base de leurs documents directement dans InDesign, tout en conservant la maîtrise de la création graphique et du respect de la charte, puis automatiser leur production grâce aux solutions XMPie basées sur InDesign.
Qu’il s’agisse de publipostages personnalisés, de brochures sur mesure ou de documents destinés à des événements, cette approche transforme votre solution Web-to-Print en véritable outil de communication personnalisée.
Utiliser le Web-to-Print sans processus intégré pour l'mpression à données variable revient un peu à acheter une voiture avec une boîte de vitesse à 6 rapports mais à toujours conduire en marche arrière.
Si vous voulez tirer pleinement parti de votre investissement et préparer votre activité aux besoins futurs, l'impression à données variables n’est pas un accessoire optionnel !
Johannes Gutenberg prêt à monter... en charge
Erreur n°5 : négliger la montée en charge et les possibilités d’intégration
Les goulets d’étranglement, les interruptions de service excessives et l’insatisfaction croissante des clients font-ils désormais partie de votre quotidien ?
C’est généralement ce que l’on observe lorsqu’un système fonctionne correctement avec de faibles volumes, mais atteint rapidement ses limites lorsque l’activité augmente.
Pour éviter cette situation, ne vous limitez pas aux besoins actuels : choisissez dès le départ une solution dont vous savez qu'elle sera capable d’évoluer avec votre entreprise, quelle que soit la direction prise : augmentation du nombre de commandes, ajout de nouvelles fonctionnalités ou développement sur de nouveaux marchés.
La capacité de montée en charge permet à l’entreprise de se développer sans devoir remplacer toute son infrastructure.
Les possibilités d’intégration sont tout aussi importantes. Une plateforme ouverte et souple, capable de communiquer avec des systèmes tels que CRM, ERP ou bases de données marketing, permet de conserver des processus efficaces et adaptables aux besoins futurs.
Si votre plateforme ne peut ni monter en charge ni s’intégrer aux autres systèmes, vous risquez de construire beaucoup de choses sur des bases fragiles. Ou vous risquez de devoir tout développer vous-mêmes, alors que d'autres ont déjà développé de beaux outils qu'il vous suffirait d'intégrer. Ou de devoir dire à vos prospects "désolé, on en fait pas : c'est trop difficile ou trop cher". Anticipez dès aujourd’hui votre croissance afin d’être prêt lorsque vos besoins évolueront.
Erreur n°6 : de rien mesurer, avancer dans le brouillard
Si vous ne mesurez pas les performances de votre système, vous vous privez des informations qui permettent de prendre de meilleures décisions.
Des indicateurs tels que le taux d’adoption, le nombre de commandes ou les délais de traitement sont utiles, mais l’information la plus intéressante consiste souvent à comprendre précisément ce que vos clients commandent.
Ces données permettent d’investir de façon plus pertinente, de réduire le gaspillage et d’adapter votre offre aux besoins réellement constatés.
Les processus de commande manuels ne permettent pas d’obtenir ce niveau de visibilité.
Sans donnée, vous risquez d'avancer au doigt mouillé. Avec des données, vous pourriez planifier votre activité de manière beaucoup plus rationnelle.
Par exemple, Yellow Slate Design, une agence de communication basée à Glasgow, au Pays de Galles, en a récemment fait l’expérience : après le déploiement de StoreFlow, la plateforme de Web-to-Print de XMPie, l’entreprise a triplé en effectif et doublé en chiffre d’affaires. L’un des principaux bénéfices obtenus a été la possibilité de prendre des décisions à partir du comportement réel de ses clients.
Comme l’explique Xander Campbell, DG et directeur de création :
« StoreFlow, la solution Web-to-Print de XMPie, a également transformé la manière dont Yellow Slate Design prend ses décisions. Grâce à une vision détaillée des commandes et du comportement de ses clients, l’entreprise peut suivre précisément les tendances et identifier les produits qui sont en une forte demande. Cette approche basée sur les données permet notamment de justifier des investissements stratégiques, par exemple dans des imprimantes grand format, et de s’assurer que chaque décision commerciale repose sur des éléments concrets. StoreFlow n’est pas seulement un outil évolué de commande d’imprimés : c'est également un actif stratégique permettant de soutenir durablement la croissance de notre entreprise. »
Johannes Gutenberg, la tête dans le Cloud
Erreur n°7 : ignorer les solutions Cloud
De nombreuses entreprises continuent d’utiliser des systèmes installés in situ, ou chez l'hébergeur de leur choix, parce qu’elles les connaissent bien, ou parce qu’une migration vers le Cloud leur paraît complexe ou risquée.
Mais écarter d’emblée les solutions Cloud peut également constituer un frein.
Les solutions Cloud réduisent généralement les investissements initiaux, peuvent évoluer en fonction du développement de l’activité et allègent la charge d’administration informatique. Il est difficile d’obtenir les mêmes avantages avec une infrastructure traditionnelle.
Elles permettent également de s’adapter plus facilement à l’évolution des demandes des clients, de lancer rapidement de nouveaux magasins et d’absorber des pics sans avoir à modifier lourdement l’infrastructure.
Les questions de sécurité et de conformité sont souvent invoquées pour justifier le maintien d’une infrastructure sur site. Pourtant, les plateformes modernes disposent de mécanismes de protection robustes et répondent à des normes strictes ; dans certains cas, les solutions Cloud peuvent même offrir un niveau de sécurité supérieur à celui de certaines infrastructures administrées en interne.
Écarter le Cloud ne signifie donc pas nécessairement jouer la prudence. Vous risquez également de vous priver de la souplesse, de la capacité de montée en charge et de l’efficacité susceptibles d’aider votre entreprise à s’adapter aux besoins futurs.
Dans ce cas précis, avoir « la tête dans les nuages » n’est peut-être finalement pas une si mauvaise chose.
Êtes-vous prêt à tirer pleinement parti du Web-to-Print ?
Réussir son projet Web-to-Print suppose d’éviter un certain nombre de pièges courants ; XMPie a conçu sa plateforme StoreFlow justement pour y répondre :
- 1. Une véritable transformation des processus : StoreFlow n’est pas « simplement un site Internet », c'est une solution complète permettant de relier les opérations d'impression et de communication afin de les automatiser de manière fluide
- 2. Davantage d'autonomie pour vos clients : donnez à vos clients les moyens de personnaliser leurs documents et de passer eux-mêmes leurs commandes, afin de libérer vos équipes des tâches répétitives
- 3. Une adoption facilitée en interne : un déploiement simple, des interfaces intuitives et des ressources de formation facilitent l'adoption de la plateforme par vos équipes
- 4. Conçu pour la personnalisation et l'impression à données variables : la prise en charge native de la personnalisation avec Adobe InDesign permet de produire des documents personnalisés tout en respectant systématiquement la charte graphique
- 5. Évolutif et ouvert aux autres systèmes : StoreFlow peut s'intégrer aux CRM, ERP et systèmes marketing et évoluer pour absorber des pics de production ou une croissance à plus long terme
- 6. Des performances faciles à mesurer : les fonctions d'analyse intégrées permettent de suivre l'activité et d'évaluer le retour sur investissement
- 7. La simplicité du Cloud : la plateforme StoreFlow est disponible in situ ou sur le Cloud : dans ce second cas, le modèle SaaS permet un déploiement encore plus rapide, des mises à jour automatiques et un niveau de sécurité adapté aux besoins des entreprises, tout en limitant les contraintes d'administration informatique
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